「結果を見て予約を取るだけでしょ?」と思われがちですが、実はこれ、複数の要素が絡み合う厄介な作業です。
今回は、福祉施設の現場で実際にやっている通院調整の考え方と進め方を、備忘録も兼ねて整理しました。
同じように施設で働く看護師さん、介護現場のリーダーさんの参考になれば嬉しいです。
歯科検診後の通院調整、なぜこんなに難しいのか
歯科検診の結果は、ある日まとめて施設に届きます。書類で一括、一覧表形式。所見が淡々と並んでいて、「要通院」と書かれた利用者さんが10名以上。
ここから通院調整が始まるわけですが、一覧表を眺めているだけでは前に進みません。「次に何をすればいいか」が見えてこないのです。
- 利用者さんの居住場所(入所/グループホーム別)
- その日の日中活動場所(施設内/外部事業所など)
- 個別の既存予定(外出・他科通院・行事)
- 付き添う看護師(私自身)の勤務予定
この4つが時間軸の上で交差するので、一覧表の上では絶対に解けません。
「Aさんは火曜の午後なら空いてる、でも私が日勤じゃない」「Bさんと同じGHのCさんを一緒に連れて行きたいけど、Bさんは外部事業所」——こういう組み合わせが10名分発生します。
緊急度が低いことが、かえって作業を後回しにする
歯科検診の所見は、ほとんどが「中等度以下」です。
普段から逐次通院でフォローしているので、検診で「今すぐ抜歯が必要」みたいな緊急ケースはほぼ出ません。
これは現場として健全な状態なのですが、裏を返すと「急がなくていい」が積み重なって、調整が後回しになりやすい。だからこそ、仕組みで前に進める設計が必要だと感じています。
一覧表からカレンダー型へ:発想を変える
最初は、所見を見ながら「次の予約タイミング」で仕分けしようとしていました。「1〜2ヶ月以内」「2〜3ヶ月以内」のグループに分けて、まとめて歯医者に枠取り交渉する作戦です。
ただ、これはうまくいきませんでした。理由はシンプルで、先ほど挙げた4要素のうち「予約タイミング」しか見ていなかったからです。
通院調整は「優先順位リスト」ではなく「カレンダー上のパズル」です。
誰を、いつ、誰が連れて行くか——この3点が時間軸の同じマス目で成立しないと、調整は完了しない。
だから一覧表ではなくカレンダーで考える。これが今回の結論でした。
カレンダー型整理のメリット
カレンダーに落とし込むと、自然と次のような情報が一目で見えるようになります。
- 付き添う看護師が日勤で動ける日
- 各利用者さんがその日に施設にいるかどうか
- 同じGHの方をまとめて連れて行ける日
- 歯医者の予約枠と重ねたときの空き状況
実際の進め方:3ステップ
ここからは、実際に現場でやっている(あるいは今回やろうとしている)手順を紹介します。
ステップ1:要通院者の「動ける日」を可視化する
まず、要通院者一人ひとりについて、その人が施設にいて通院に出られる曜日・時間帯を洗い出します。
グループホームから日中活動で施設に来る方、施設から外部事業所に出かける方、入所中で施設内活動の方——居住と日中活動の組み合わせで、動ける時間帯が変わります。
ステップ2:看護師勤務カレンダーと重ねる
次に、付き添う看護師の勤務シフトを重ねます。
ここで一気に候補日が絞られます。10名いても、「看護師が動けて、本人も動ける日」は意外と少ない。
さらに、すでに入っている個別予定(行事・他科通院・家族との外出など)を除外していくと、現実的な候補日が見えてきます。
ここで毎回引っかかるのが、「結局、看護師が動かないと話が進まない」という構造です。
歯科通院って、医療処置の付き添いというより、移動の介助と当日の様子を見るのが主な役割。
本来であればサービス管理責任者や生活支援員、相談員も付き添える業務のはずです。それなのに「医療っぽいから看護師の仕事」で固定されてしまう。
看護師は一人体制の施設も多く、シフトの中で通院に出られる日は限られています。通院調整は看護師だけの業務ではなく、施設全体で動かす業務として再設計したほうが、利用者さんの受診機会も増えるはずです。
ステップ3:歯科にまとめて枠取り交渉
候補日リストができたら、近隣の歯科に連絡してまとめて枠を確保します。
普段から付き合いのある歯科であれば、「この日にこの方とこの方を、続けてお願いします」という相談がしやすいです。
ここまでくれば、あとは予約確定 → 関係職員への共有 → 当日対応、という通常運用に乗ります。
この調整を通して気づいたこと
今回、改めて手順を言語化してみて、いくつか気づきがありました。
通院調整は単純作業のように見えて、実は「居住・活動・予定・人員」という4つの情報を頭の中で組み合わせる、かなり認知負荷の高い業務です。
これを毎回ゼロから組み立てているから時間がかかる。
だったら、一度カレンダー型のテンプレートを作ってしまえば、来年以降の検診後はもっと早く回せるはずです。
この記事を備忘録として残しておけば、来年同じ作業をするときにゼロから考え直さなくて済みます。
同じような業務をされている方の参考になれば、それも嬉しいです。
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まとめ
- 通院調整は「居住・日中活動・個別予定・看護師勤務」の4要素が絡む
- 一覧表ではなくカレンダー型で整理すると解ける
- 「動ける日の可視化 → 勤務と重ねる → 歯科に枠取り」の3ステップ
- 緊急度が低いからこそ、仕組みで前に進める設計が必要
- 一度テンプレ化すれば、次回からの作業負荷が大きく下がる
通院調整は、地味だけど確実に利用者さんの健康を守る大事な仕事。
今回の整理が、誰かの現場で少しでも役に立てば嬉しいです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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